در مواردی که شماره پلاک و مشخصات ثبتی زمین مورد تملک، مشخص نباشد ،دستگاه تملک کننده محل زمین محدوده مورد نیاز خود را در محل مشخص نموده و قبل از انتشار آگهی تملک، نقشه محدوده را بر روی نقشه های هوایی (در شهرهایی که نقشه هوایی وجود دارد) به اداره ثبت محل ارسال می نماید. اداره ثبت مکلف است با در نظر گرفتن امکانات و حداکثر ظرف یک ماه، مشخصات پلاکهای ثبتی یا تفکیکی و نقشه پلاک بندی و جریان ثبتی و نام آخرین مالک را براساس سوابق موجود در خصوص محدوده مورد نظر، طبق صورت مجلس تنظیمی بین نماینده اداره ثبت و نماینده دستگاه تملک کننده، به مرجع تملک کننده ارسال نماید. در این صورت پس از انتشار آگهی و اعلان محدوده مورد نظر، چنانچه مالکین در مهلت تعیین شده جهت انتقال ملک خود مراجعه ننمایند یا زمین مشاعی بوده و برخی از مالکین مشاع مراجعه نکنند و به طور کلی، در تمام موارد مندرج در تبصره ( 6 ) ماده ( 9 ) قانون، ضمن تودیع بهای زمی مورد تملک به صندوق ثبت سند انتقال، حسب مورد از طرف وزارت مسکن و شهرسازی یا شهرداری به قائم مقامی مالک یا مالکین امضاء می‌گردد تا در موقع مراجعه مالکین با احتساب و کسر مالیاتها و هزینه های تعلق گرفته، مبلغ مورد معامله به آنها پرداخت شود.
چنانچه مالک یا مالکین درخواست زمین عوض خارج از محدوده مورد عمل این قانون بنمایند و امکان واگذاری وجود داشته باشد، پس از انتخاب زمین و رضایت مالک یا مالکین به اخذ آن اداره ثبت مبلغ تودیع شده را به مرجع تملک کننده مسترد می نماید تا زمین عوض واگذار شود.
ادارات ثبت مکلفند حسب درخواست مرجع تملک کننده زمین و موافقت کتبی شهرداریها و سایر سازمانهای ذی ربط، سند تجمیعی پلاکهای محدوده مورد تملک را که ضمناً در بر گیرنده معابر، مسیلها، انهار متروک، حریمها، موارد مشابه داخل آن و املاک مجهول المالک – از نظر مقررات ثبتی – نیز باشد، طبق مقررات مربوط صادر نمایند. در صورتی که در محدوده مورد تجمع زمین موات یا ملی شده وجود داشته باشد، سند مالکیت تجمیعی با نظر وزارت مسکن و شهرسازی صادر می‌شود.
در کلیه مواردی که زمینهایی در طرحهای مصوب دولتی و شهرداری قرار می گیرد و گواهی عدم امکان تامین زمینهای مورد نیاز طرح از زمینهای دولتی و موات دریافت شده باشد، باید مراتب به وسیله دستگاه صاحب طرح به مالک یا مالکین و اداره ثبت اعلام گردد تا از هر گونه نقل و انتقال این گونه زمینها تا انجام مراحل تملک، حداکثر ظرف مدت هجده ماه از تاریخ اعلام، به اداره ثبت خودداری گردد. همچنین مراتب باید به شهرداری محل نیز جهت رعایت مقررات قانونی ظرف مزبور اعلام شود.
دستگاههای مجری طرح موظفند در کلیه موارد، یک نسخه از آگهی تملک خود را به اداره اوقاف محل و آستان قدس رضوی ارسال دارند. عدم ارسال مدارک برای سایر متولیان و آستانه‌ها رافع مسوولیت ادارات اوقاف و متولیان در اجرای این امر نمی‌باشد.