مدیران ثبت و هر یک از نمایندگان و کارمندانی که دخالت در کار ثبت املاک دارند باید در ابتدای تصدی دو برگه نمونه از برگهای مخصوصی که تهیه شده است نمونه نموده به اداره ثبت تسلیم دارند که یک‌ برگ در ثبت محل باقی مانده و دیگری به اداره کل ثبت فرستاده شود.