درخواست متقاضیان به ترتیب وصول در «سامانه الکترونیکی دفترکل» ثبت و برای هر متقاضی پرونده جداگانه‌ای تشکیل می‌شود. مرجع برگزارکننده آزمون، سوابق متقاضیان پذیرفته‌شده آزمون را از مراجع محل اقامت و اشتغال یا محل تحصیل فعلی و گذشته و از موسسه آموزش عالی مربوطه استعلام و درباره صلاحیت وی به نحو مقتضی تحقیق و نتیجه را در پرونده منعکس می‌نماید.